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Como automatizar planilhas: 6 dicas Ășteis no trabalho

Como automatizar planilhas: 6 dicas para facilitar a rotina

Criar, atualizar e manter históricos de dados em planilhas é uma necessidade que sempre chega na rotina de um profissional. Mas até quem é leigo pode usar melhor o programa no dia a dia se aprender como automatizar planilhas.

AutomaçÔes sĂŁo recursos nativos programĂĄveis que realizam funçÔes automaticamente. Assim, se vocĂȘ tiver uma coluna e nas cĂ©lulas o valor das vendas em cada mĂȘs do ano e precisar somĂĄ-los, existe uma função no seu editor de planilhas que faz a soma de maneira automĂĄtica.

Quer aprender como automatizar planilhas para otimizar as funçÔes mais båsicas do seu dia a dia? Continue lendo e aprenda dicas valiosas.

 

GUIA de como automatizar planilhas

As possibilidades de como automatizar planilhas vão além da função somar e quanto mais avançado for o nível de aprendizado, mais complexas ficam as automaçÔes.

Se vocĂȘ ainda nĂŁo domina tĂŁo profundamente os recursos de um editor de planilha, o mais fĂĄcil Ă© começar do começo e aprender algumas funçÔes bĂĄsicas. Confira!

 

1. Soma e outras funçÔes numéricas

As primeiras funçÔes bĂĄsicas de como automatizar planilhas que vocĂȘ deve aprender sĂŁo: a soma, mĂ©dia, mĂĄximo e mĂ­nimo.

Em uma planilha com muitos dados e nĂșmeros, saber como encontrĂĄ-los e obter informaçÔes a partir deles facilita o dia a dia:

 

A SOMA como o prĂłprio nome diz, faz o cĂĄlculo dos nĂșmeros de um determinado intervalo de cĂ©lulas que nĂŁo precisam estar necessariamente em sequĂȘncia. 

Por exemplo: Ă© possĂ­vel somar as cĂ©lulas de um intervalo linear de B2 a B10. Ou somar um cĂ©lulas especĂ­ficas cujo nĂșmeros formam um intervalo do qual Ă© preciso saber o valor como de B2 a B10 mais D2 a D10. 

Essa função Ă© representada pelo sĂ­mbolo ÎŁ e aparece em nas fĂłrmulas como SUM. Basta selecionar o intervalo de cĂ©lulas — em linha ou coluna — e clicar no botĂŁo para obter o resultado ou escrever a fĂłrmula: EX: =SUM(B2:B10;D2:D10)

 

A função MÉDIA faz o cĂĄlculo da mĂ©dia aritmĂ©tica de um intervalo de nĂșmeros. Por exemplo, para uma coluna com 50 nĂșmeros essa função faz o cĂĄlculo automĂĄtico da mĂ©dia.

 

As funçÔes de MÁXIMO E MÍNIMO encontram o maior e o menor nĂșmero respectivamente dentro de um intervalo de dados. 

Em uma planilha com resultados de vendas de vĂĄrios anos, por exemplo, Ă© possĂ­vel encontrar o mĂȘs e o ano onde o faturamento foi maior e menor.

 

Como automatizar planilhas: 6 dicas Ășteis no trabalho
As funçÔes acima ficam no canto direito da tela na pågina principal do editor de planilhas.

 

2. Nomear e encontrar intervalos de dados

Outra dica Ăștil de como automatizar planilhas Ă© nomear intervalos. Quanto maior for a tabela e suas pĂĄginas, mais Ăștil Ă© esse recurso.

Assim, fica mais fåcil tanto incluir os dados em fórmulas quanto encontrar esses dados entre as påginas existentes em um mesmo arquivo. 

Para nomear um intervalo de células, selecione as células desejadas e clique no menu Dados > Intervalos nomeados e defina o nome para a seleção.

Para encontrar nomes e outras referĂȘncias mais rĂĄpido, use o atalho de teclado CTRL+G, digite a informação que deseja e clique em ‘Enter’ para localizar onde estĂĄ o dado que precisa.

 

3. Organizar em ordem alfabética

Precisa organizar os nomes dos clientes em ordem alfabética? Também existe um atalho de como automatizar planilhas para fazer essa classificação mais råpido.

Depois de inserir todos os nomes na planilha, basta selecionar o intervalo da coluna e clicar em Dados > Classificar A -> Z ou Classificar Z -> A.

 

Como automatizar planilhas: 6 dicas Ășteis no trabalho
OpçÔes de classificação de dados de texto nas planilhas.

 

4. Converter unidades

A função CONVERTER Ă© outro recurso de como automatizar planilhas bastante Ăștil no dia a dia de trabalho.

Afinal converter unidades de medidas, distĂąncia ou moeda manualmente dĂĄ um certo trabalho e pode nĂŁo ser um cĂĄlculo tĂŁo preciso.

Entre as opçÔes desta função, é possível converter:

  • um valor numĂ©rico em uma unidade de medida diferente;
  • o nĂșmero fornecido em uma data;
  • o nĂșmero fornecido em valor em dĂłlares;
  • o nĂșmero fornecido em uma percentagem.

 

Para selecionar o tipo de conversĂŁo que vocĂȘ quer fazer basta ir atĂ© o menu Inserir > Função e escolher a opção desejada para montar a fĂłrmula.

Confira a lista completa de funçÔes existentes e as possibilidades para trabalhar e analisar os dados do seu negócio com precisão.

 

5. Criar grĂĄficos automaticamente

Sabia que Ă© mais fĂĄcil compreender informaçÔes com o auxĂ­lio de alguma informação visual? Por isso, os grĂĄficos e seus diversos formatos sĂŁo muito Ășteis para a anĂĄlise de dados.

 

 

 

As planilhas podem ficar muito grandes e complexas e para visualizar conjuntos de informaçÔes vocĂȘ pode transformĂĄ-los em um grĂĄfico em poucos cliques. 

Suponhamos que vocĂȘ tem uma planilha de acompanhamento de vendas mensais com os tickets mĂ©dios relativos a cinco anos de trabalho. Para analisar o desempenho das vendas por ano, vocĂȘ pode criar um grĂĄfico e colocĂĄ-lo ao lado da tabela na planilha.

Para fazer isso, selecione a tabela, clique no menu Inserir > GrĂĄficos. SerĂĄ criado um grĂĄfico em barras com as informaçÔes da tabela. VocĂȘ pode editar o estilo do grĂĄfico, ajustar a ĂĄrea (tamanho) que ele ocupa, adicionar uma legenda, entre outras possibilidades de edição. 

 

6. Encontrar dados em uma tabela

Encontrar informaçÔes em uma planilha pequena é fåcil, mas como automatizar planilhas para encontrar um dado em um arquivo mais complexo?

Aprendendo a usar alguns recursos fica bem mais fĂĄcil. Conheça trĂȘs que estĂŁo entre os mais usados:

PROCV: faz uma busca vertical na tabela, ou seja, pesquisa no intervalo de uma determinada coluna e encontra a célula específica e a linha onde ela estå de acordo com o comando de busca. 

PROCH: faz a pesquisa horizontal, ou seja, busca em uma linha especĂ­fica da tabela e encontra o valor na coluna correspondente.

ÍNDICE: retorna o conteĂșdo de uma cĂ©lula especĂ­fica atravĂ©s da sua posição na tabela (linha e coluna) ou pelo nome do intervalo. 

 

Como automatizar planilhas: 6 dicas Ășteis no trabalho
Exemplo de uso da função INDEX em uma planilha para identificar quais convidados de um casamento tem restriçÔes alimentares. Fonte: Google.

 

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