Perda de tempo no trabalho: como evitar esse desperdício na rotina

Perda de tempo no trabalho

A perda de tempo no trabalho é um dilema com o qual muitos profissionais lidam no dia a dia. Sabia que 69% das profissionais gastam pelo menos uma hora de seu dia navegando entre aplicativos?

Essa hora que se vai todos os dias resulta no final do ano em 32 dias de produtividade desperdiçada por causa da quantidade de ferramentas com a qual as pessoas precisam lidar.

Já reparou na sua rotina? Você também perde tempo dessa maneira?

Vamos te mostrar técnicas de como melhorar a sua rotina de trabalho para não perder tempo e aumentar a produtividade. Confira!

 

5 dicas para evitar a perda de tempo no trabalho

Perda de Tempo no Trabalho

Evitar a perda de tempo no trabalho depende tanto do profissional quanto da empresa. Muitas vezes os processos de negócios são confusos e não seguem um padrão, o que prejudica o desempenho da equipe.

Nas dicas abaixo vamos falar de iniciativas que as empresas podem adotar e de outras que você mesmo pode investir para ser um profissional melhor.

 

1. Ter uma comunicação integrada na empresa

Um dos vil√Ķes da perda de tempo no trabalho √© a falta de alinhamento em rela√ß√£o √†s ferramentas de comunica√ß√£o empresariais.

A comunicação integrada envolve padronizar as ferramentas de trabalho para toda a empresa, escolhendo de preferência aquelas que interagem facilmente umas com as outras.

Antes de sair fazendo assinaturas de v√°rias ferramentas para estruturar o fluxo de trabalho do seu neg√≥cio, pesquise pelos servi√ßos que j√° agregam v√°rias solu√ß√Ķes em um.

O G Suite, agora Google Workspace √© um exemplo de servi√ßo que une diversos aplicativos estrat√©gicos e √ļteis para atender empresas todos os portes.

A plataforma inclui desde e-mail comercial personalizado, ferramentas de chat e videoconferência, agenda online, armazenamento de arquivos em nuvem, app de texto, planilha e apresentação até plataforma para criação de programas com inteligência artificial.

Esse conjunto de ferramentas ajuda na integração das empresas e evita a perda de tempo no trabalho já que do e-mail, você tem acesso rápido a todos os aplicativos do serviço.

 

2. Identificar as principais distra√ß√Ķes

A perda de tempo no trabalho também envolve hábitos pessoais. Afinal, cada pessoa é afetada de forma diferente pelos fatores que levam à distração.

E se você trabalha em uma empresa que valoriza a comunicação integrada, por que sua produtividade ainda não é tão eficiente?

Tire um momento para analisar e identificar:

  • os momentos do dia em que voc√™ tende a dispersar;¬†
  • o que causa as distra√ß√Ķes.

Assim, você pode agir e eliminar os obstáculos que atrapalham seu desempenho ao longo do dia. Ou até encaixar momentos de pausa para aliviar a pressão e retornar ao trabalho mais focado.

 

3. Fazer lista de tarefas

Muitas vezes a perda de tempo no trabalho acontece por n√£o existir algo que guie o dia para um objetivo.

Por isso, fazer listas diárias é uma atitude simples e eficiente para ter produtividade nas tarefas.

Evite a ansiedade em relação às suas entregas da semana, dividindo-as em etapas. Assim, ao invés de se preocupar com o todo, você foca em cada dia cumprir uma parte da tarefa e ainda concilia o tempo com outras demandas.

Se você fizer o estilo analógico, tenha caderno e caneta para fazer suas listas. Se preferir digitalizar suas tarefas, use aplicativos como o Keep que integra o Google Workspace (Antigo G Suite).

Leia também: 6 dicas para home office infalíveis na rotina de trabalho.

 

4. Monitorar a dura√ß√£o das reuni√Ķes

Sabe aquele meme ‚ÄúEssa reuni√£o poderia ter sido um e-mail‚ÄĚ? Pois √©, ele vai al√©m da piada e √© uma reclama√ß√£o frequente nas empresas de perda de tempo no trabalho.

Al√©m da dura√ß√£o, a frequ√™ncia das reuni√Ķes tamb√©m √© um ponto relevante. Para n√£o prejudicar o desempenho da equipe, cada setor deve ter um respons√°vel que analisa e define com sua equipe direta a necessidade, pautas para discuss√£o e quanto tempo vai durar as reuni√Ķes.

Muitas empresas fazem reuni√Ķes fixas toda semana. Se mudar o padr√£o n√£o for poss√≠vel, alterne reuni√Ķes mais din√Ęmicas com outras mais longas.

O Daily Scrum é um método de reunião diária rápida de 15 minutos para repassar o que estará em andamento no dia. 

Essa técnica tem três pilares: supervisão do progresso das tarefas, ajustes para otimizar a execução e transparência entre a equipe para que todos saibam o status dos projetos em desenvolvimento.

Confira outras dicas no post: Como organizar uma reuni√£o de trabalho: 5 passos + checklist.

 

5. Investir na tecnologia para otimizar a empresa

Com as ferramentas certas, √© poss√≠vel reduzir aquela uma hora perdida por 69% dos profissionais. O dado √© da pesquisa ‚ÄėFrom Workplace Chaos to Zen – How App Overload Is Reshaping the Digital Workplace‚Äô feita pela RingCentral.

E não estamos falando apenas da perda de tempo no trabalho, a pesquisa aponta também que 31% das pessoas perdem a linha de raciocínio ao navegar entre diferentes aplicativos.

Provavelmente você já sentiu essa dificuldade em recuperar o foco depois de viajar longos minutos, não é mesmo?

Aproveite as ferramentas de comunica√ß√£o integrada que sua empresa oferece e agregue outros aplicativos e t√©cnicas √ļteis como:¬†

  • limitar o tempo de acesso √†s redes sociais durante o expediente (Instagram, Youtube, Facebook tem essa op√ß√£o em suas configura√ß√Ķes);¬†
  • testar t√©cnicas de concentra√ß√£o como a t√©cnica Pomodoro (existe vers√£o em app);
  • ouvir m√ļsicas instrumentais para se acalmar nos momentos de ansiedade.

Exercitando esses h√°bitos junto com as ferramentas que sua empresa oferece, a perda de tempo no trabalho vai passar longe da sua mesa.

As ferramentas do Google Workspace (Antigo G Suite) podem ser muito √ļteis nessa otimiza√ß√£o do trabalho, pois tornam demandas simples como criar uma apresenta√ß√£o, fazer reuni√Ķes por videoconfer√™ncia e armazenar e compartilhar arquivos em nuvem, entre outras mais f√°ceis e acess√≠veis de onde voc√™ estiver.

Conhe√ßa todas as ferramentas e suas fun√ß√Ķes no post: 9 ferramentas do G Suite que toda empresa deveria usar ūüĎ®‚ÄćūüíĽ.

 

Invista na produtividade do seu negócio!

Seja no home office ou na rotina presencial, evitar a perda de tempo no trabalho melhora o clima da empresa e a motivação no dia a dia. 

A Wecolab te ajuda a atualizar sua empresa com processos produtivos, permitindo uma comunicação integrada com a qual é fácil trabalhar de casa, da sede e com qualquer pessoa.

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