No contexto de grandes mudanças tecnológicas, a migração para o Google Workspace está entre os melhores melhores investimentos em produtividade.
E, contra fatos, não há argumentos: segundo o anúncio oficial, o Google Workspace atingiu o impressionante recorde de 3 bilhões de usuários ao redor do mundo.
Essa massiva popularidade se justifica pelas inúmeras vantagens do software, como a integração dos aplicativos, os robustos sistemas de cibersegurança e as ferramentas de edição colaborativa simultânea.
Continue lendo e saiba tudo sobre a migração para o Google Workspace: os impactos positivos, o passo a passo e até os erros que devem ser evitados.
O que é e para que serve o Google Workspace?
O Google Workspace é uma plataforma que reúne várias ferramentas conhecidas, porém, focadas em atividades corporativas. Os recursos podem ser usados por pequenas, médias e grandes empresas para organizar processos de gestão, armazenar informações e criar soluções personalizadas usando, inclusive, a inteligência artificial.
O objetivo da plataforma é garantir três principais funções:
- dar às pessoas ferramentas para economizar tempo e trabalhar mais rápido;
- permitir que os colaboradores acessem dados e compartilhem ideias;
- possibilitar que os funcionários trabalhem de forma flexível e colaborativa.
Com isso em mente, as empresas que contam com o Google Workspace podem melhorar a produtividade e promover maior inovação de negócios.
Caso queira migrar para o Google Workspace, confira os valores dos planos disponíveis na WeColab.
Por que migrar para o Google Workspace? 5 motivos
A migração para Google Workspace está associada a inúmeros impactos positivos em termos de cibersegurança, produtividade e rendimento corporativo.
Confira algumas estatísticas:
- usuários do Gmail apresentaram 40% menos problemas de segurança em comparação às demais organizações analisadas pelo estudo da At-Bay em 2022;
- 88% das startups com valor de mercado superior a R$ 1 bilhão usam as ferramentas do Google Workplace, conforme os dados divulgados pelo Google;
- 75% dos colaboradores recém-formados preferem usar o Google Workspace, com base na pesquisa elaborada pela SADA.
Para completar, listamos, a seguir, mais 5 motivos que vão convencê-lo de que a migração para Google Workspace é um excelente investimento empresarial.
1. E-mail personalizado e mais profissional
A primeira vantagem da migração para o Google Workspace é poder criar um endereço de e-mail profissional personalizado, por exemplo: @nomedasuaempresa.com.
Em geral, isto traz maior visibilidade e credibilidade para sua empresa, sendo um diferencial perante os concorrentes.
Além disso, é possível elaborar listas e criar assinaturas com a logo e o domínio da empresa. É a solução perfeita para você profissionalizar o e-mail e continuar contando com a segurança do Google.
2. Armazenamento no Google Drive
O Workspace oferece armazenamento em nuvem por meio do Google Drive, com benefícios como backups e sincronização.
As empresas assinantes podem usar o aplicativo “Drive File Stream”, que salva todos os arquivos em nuvem, sem ocupar espaço nos dispositivos. Esses arquivos salvos no app podem ser acessados via Streaming, conforme for necessário.
O armazenamento mínimo é de 30GB e pode ser ampliado de acordo com o volume e a necessidade de uso.
3. Criador de Sites
Se você quer que a sua empresa tenha um site profissional, esse é mais um bom motivo para migrar para o Google Workspace.
Com plataformas intuitivas, templates personalizados e a possibilidade de integração com o usuário, você irá criar e gerenciar seus próprios sites e aplicativos.
4. Segurança padrão Google
A migração para Google Workspace conta com o arsenal de proteção do Google, com sistemas de segurança que barram 99,9% dos ataques cibernéticos.
Aliás, os administradores da conta também podem verificar o acesso dos usuários na plataforma, sendo possível conceder permissões, gerenciar dados e muito mais.
5. Ferramenta colaborativa
Atualmente, grande parte das empresas adotou o trabalho remoto ou híbrido. Nesse contexto, as plataformas do Google tornam-se extremamente úteis, por viabilizar as ações colaborativas.
Diversas pessoas trabalham e acessam simultaneamente o mesmo arquivo. Uma equipe pode, por exemplo, se reunir no Google Meet e criar com conjunto, como se estivessem no mesmo ambiente, o que é um avanço quando falamos da cultura do home office.
Como podemos ver, o Google Workspace é um versátil software de comunicação, produtividade e colaboração, sendo um dos mais completos do mercado.
Se você continua em dúvida se deve ou não fazer a migração para o Google Workspace, vamos te ajudar a entender as vantagens práticas da ferramenta.
Vantagens de migrar para o Google Workspace
Migrar para o Workspace é uma das decisões mais estratégicas para a produtividade empresarial, uma vez que as equipes ganham acesso às melhores plataformas colaborativas do mercado.
Veja alguns exemplos de vantagens dessa migração:
- obtenção de enorme variedade de aplicativos, como: Gmail Corporativo, Agenda, Google Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas e Sites;
- otimização e integração entre as plataformas, garantindo uma melhor experiência de usuário e fluidez nos processos;
- comunicação aprimorada, visando tornar a colaboração entre os profissionais mais efetiva;
- segurança e proteção dos dados, aprimorando os recursos de trabalho remoto e híbrido.
Por sinal, o Workspace é famoso pela sua flexibilidade, lembrando que as empresas podem contratar os planos mais úteis para sua realidade.
Continue lendo para saber quais são as modalidades!
Como escolher o melhor plano do Google Workspace?
Antes de contratar um plano do Google Workspace, é preciso levar em conta alguns fatores, que incluem:
- número de funcionários da sua equipe;
- orçamento empresarial disponível para investimentos;
- tipos de ferramentas necessárias para o dia a dia;
- possibilidade de aumento do quadro de funcionários;
- nível de complexidade dos problemas rotineiros da empresa;
- nível de apoio técnico necessário.
Após realizar o mapeamento das reais necessidades e expectativas da empresa, fica mais fácil avaliar o melhor plano a ser contratado.
Tipos de planos do Google Workspace
Atualmente, existem 4 possibilidades de planos do Google Workspace para empresas:
- Starter
- Standard
- Plus
- Enterprise
Cada modalidade possui um leque diferente de funções, sendo adequada para determinado porte de empresa.
Business Starter
Conhecido por ser o plano mais básico, o Business Starter é perfeito para pequenas e médias empresas. Trata-se de uma opção extremamente segura, com proteção efetiva contra 99,9% dos ataques cibernéticos.
Além da possibilidade de criar e-mails personalizados e integração com os softwares do pacote Office, o Business Starter permite:
- videochamadas com até 100 participantes e até 24 horas de duração;
- armazenamento de 30GB por usuário, com possibilidade de aumento do espaço;
- controle de segurança e suporte padrão do Google;
- acesso ao Smart Fill, Smart Cleanup e Answers para análises;
- auxílio de Inteligência Artificial (IA) para correção automática.
Confira os valores de investimento:
- pela plataforma Google: R$ 33,60 (usuário/mês);
- com a WeColab: R$ 31,60 (usuário/mês).
Business Standard
Outra opção de plano é o Business Standard, que inclui o upgrade de diversas funcionalidades em comparação ao plano Starter.
Confira o diferencial do plano:
- videochamadas com até 150 participantes por até 24 horas de duração;
- possibilidade de gravar as reuniões;
- áudio de maior qualidade, com o mecanismo de cancelamento de ruído;
- adição de recursos específicos nas reuniões, como o botão de “levantar a mão” e a criação de enquetes com os participantes;
- armazenamento de 2TB por usuário, sendo que o drive é compatível com mais de 100 tipos de arquivo.
Confira os valores de investimento:
- pela plataforma Google: R$ 84,00 (usuário/mês);
- com a WeColab: R$ 78,90 (usuário/mês).
Business Plus
Empresas de médio a grande porte normalmente demandam funcionalidades específicas para suas atividades corporativas.
Para esse contexto, o Business Plus oferece todas as funções dos planos anteriores, além de novidades e upgrades.
Veja, logo adiante, as vantagens desse plano:
- acesso ao Google Vault, garantindo melhores estratégias de segurança e auditoria, como os sistemas de e-discovery e retenção;
- videochamadas para até 500 pessoas por até 24 horas, com opção de gravação;
- acesso às configurações de controle de participação durante as videochamadas;
- armazenamento de 5TB por usuário.
Confira os valores de investimento:
- pela plataforma Google: R$ 126,00 (usuário/mês);
- com a WeColab: R$ 119,50 (usuário/mês).
Enterprise
Atualmente, o plano Enterprise é o que oferece maior leque de funcionalidades. Por esse motivo, seu uso é focado em companhias de grande porte, com centenas de usuários do Google Workspace.
Confira algumas características do plano Enterprise:
- e-mail comercial personalizado;
- videochamadas para até 1000 pessoas, com gravação;
- transmissão de videoconferências ao vivo pelo próprio domínio;
- controle avançado da participação nas reuniões;
- acesso às ferramentas avançadas de investigação de segurança.
Consulte nossa equipe WeColab para receber um orçamento para a modalidade Enterprise, pois os recursos são disponibilizados sob medida.
5 erros na hora da migração para Google Workspace
Além de escolher corretamente o tipo de plano mais adequado, sua empresa precisa implementar a migração de dados com cuidado e planejamento.
Confira os 5 erros mais cometidos durante a migração para o Google Workspace!
1º erro: não treinar a equipe
Por mais que o uso do Google Workspace seja fácil e intuitivo, os colaboradores precisam ser devidamente treinados para lidar com as novas ferramentas tecnológicas.
Acessar contas, integrar aplicativos, usar a edição simultânea, compartilhar documentos etc. Se o time não souber realizar essas tarefas, seu investimento no Google Workspace demorará muito para apresentar os resultados desejados.
A boa notícia é que, com a WeColab, pode-se obter o suporte especializado para a implantação e o treinamento, visando garantir uma transição tranquila da plataforma atual para o Workspace.
2º erro: não se planejar adequadamente
Mudanças adequadas levam tempo e preparo. Por isso, não antecipe etapas importantes de planejamento!
Acelerar a migração para o Google Workspace pode levar à transferência incorreta de dados e até à perda de documentos importantíssimos. Como resultado, a empresa pode ter problemas graves e grandes prejuízos financeiros.
Logo, elabore um planejamento estratégico para a implementação das ferramentas do Google:
- liste as tarefas a ser executadas;
- defina prazos;
- atribua responsabilidades;
- identifique possíveis obstáculos;
- realize reuniões de follow-up entre os colaboradores envolvidos na migração.
3º erro: não realizar backup
Perder toda a base de dados digitais é uma das piores coisas que podem acontecer a uma empresa, com prejuízos inestimáveis. Portanto, antes de qualquer mudança, realize o backup dos dados de armazenamento.
Dica: faça cópias de segurança completas e, em seguida, teste se é possível restaurar os dados com sucesso.
4º erro: não seguir as boas práticas de segurança
Erros nas configurações de segurança levam à vulnerabilidade aos ataques cibernéticos e problemas técnicos de acesso.
Veja alguns cuidados que você deve ter na migração:
- ative a autenticação de dois fatores (2FA);
- defina senhas robustas;
- solicite que os usuários troquem as senhas periodicamente;
- instrua os funcionários a nunca compartilhar suas senhas.
Configurar a autenticação de forma inadequada pode deixar suas contas vulneráveis aos ataques e comprometer a integridade dos dados.
5º erro: não realizar os devidos testes prévios
Não realizar testes prévios é um erro que pode trazer consequências seríssimas e irreversíveis para o banco de dados da empresa.
Afinal, os testes com grupos menores identificam e solucionam quaisquer problemas, conflitos ou incompatibilidades que possam surgir.
Para refinar o processo de migração para o Google Workspace e evitar surpresas desagradáveis, vale a pena contar com o apoio de especialistas.
Por esses e outros motivos, a WeColab é sua grande aliada na hora de transferir seus dados de maneira segura, rápida e organizada!
Com nosso time de especialistas à disposição, você escolhe o plano mais adequado do Workspace e, assim, migra seus dados sem problemas.
Como migrar para o Google Workspace com a WeColab?
É muito simples: basta entrar em contato com nossos especialistas para que possamos compreender quais são suas expectativas e necessidades. Com isso, vamos estudar quais são as melhores opções do Workspace para a rotina de sua empresa.
Nós oferecemos todo o suporte para que você consiga fazer uma migração para o Google Workspace de maneira saudável e prática. E o melhor: você terá descontos mensais nos planos do Google Workspace ao assinar pela WeColab.
Entre em contato com nosso time e venha fazer parte da plataforma mais colaborativa do mercado.
