A transformação digital traz vários benefícios para os negócios, como agilidade nas tarefas, foco nas resoluções dos problemas e aumento da produtividade dos colaboradores. Grande parte desses resultados acontece porque os empreendedores aprendem a automatizar a empresa.
Os recursos envolvidos na automação de processos são essenciais para que as atividades repetitivas possam ser feitas com segurança, sem a interação humana.
Fazer essa mudança na gestão do negócio exige planejamento e alinhamento da equipe para detectar onde a automação se encaixa.
Quer aprender como automatizar uma empresa, os tipos de mecanismos e as ferramentas existentes para aplicar no seu negócio? Continue lendo e conheça o passo a passo!
O que é automatização empresarial?
A automatização empresarial possibilita que as tarefas manuais e repetitivas das empresas, que costumam consumir muito tempo dos colaboradores, se transformem em processos mecanizados, com o uso de softwares e plataformas digitais modernas. Desta forma, diminui-se a intervenção humana em muitas etapas do negócio.
Ao automatizar uma empresa, o empreendedor garante maior eficiência nas atividades e melhores resultados, com ganho de agilidade na execução das tarefas, aumentando, assim, a produtividade empresarial e assegurando a redução de custos.
Por que automatizar uma pequena empresa?
Automatizar uma empresa, seja pequena, média ou grande, significa investir no próprio negócio de curto e longo prazo. Os empreendedores que abraçam a tecnologia para executar tarefas diárias ganham em vários aspectos: segurança, profissionalismo, agilidade de processos, redução da mão de obra operacional e muito mais.
Quando um gestor tira de seus colaboradores as funções que os softwares podem assumir, a equipe e os clientes também se beneficiam.
Com a automatização empresarial, o time pode se dedicar mais às tarefas estratégicas e aos projetos importantes que trarão oportunidades de negócio para a organização.
Um bom exemplo de automatização, na prática, é o uso de ferramentas do Google por agências de marketing digital.
Adotar o Google Ads e o Google Analytics é uma forma de automatizar algumas etapas dos processos de trabalho: gestão de leads, campanhas publicitárias, análise de dados, e-mail marketing e monitoramento de redes sociais.
A seguir, você vai conhecer as principais vantagens de automatizar sua empresa.
Vantagens da automatização
Ao chegar até aqui, você já percebeu que os pequenos negócios que investem na automatização tendem a ganhar na rotina das tarefas e na gestão do próprio negócio.
Para explicitar a importância de automatizar uma empresa, listamos as principais vantagens. Acompanhe abaixo!
- Aumento da produtividade: com a automatização, é possível agilizar o trabalho e produzir mais em menos tempo. Tudo que os empreendedores precisam no dia a dia.
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- Diminuição de gastos: a mecanização de processos da empresa permite ter mais qualidade nas tarefas, diminui o tempo de execução das atividades e otimiza o número de pessoas se dedicando às funções.
- Maior qualidade das tarefas: o uso de tecnologia possibilita controlar melhor os processos de trabalho em diferentes setores da empresa, diminuindo os erros, especialmente em serviços manuais.
- Dedicação da equipe às demandas estratégicas: a automatização de tarefas repetitivas e manuais possibilita que os colaboradores se dediquem mais às funções estratégicas para buscar novas oportunidades e ampliar o negócio.
- Aumento do lucro: a possibilidade de fazer uma quantidade maior de atividades, em um tempo menor e com custos mais baixos, aumenta as chances de os pequenos negócios terem mais lucro.
- Melhor controle da logística: automatizar uma empresa facilita o controle da logística dos produtos, uma vez que os processos operacionais se tornam mais ágeis. Logo, é possível acompanhar a entrada e saída de produtos, repondo o estoque quando necessário.
- Flexibilidade de trabalho: a automatização faz com que as viagens a trabalho não prejudiquem os compromissos com a equipe, os fornecedores e os clientes, mantendo as interações de forma virtual. Com boas ferramentas digitais, pode-se manter o foco no negócio, como o Google Meet para as reuniões à distância e o Google Drive para compartilhar arquivos.
Tipos de automatização e ferramentas para pequenos negócios
Conforme o tempo passa, o mercado muda e as empresas encaram novos desafios. Com isso, pode surgir a necessidade de automatização de processos internos para acompanhar as mudanças e se desenvolver melhor.
Tendo uma gestão sólida e organizada, fica mais fácil um empreendimento manter um ciclo de melhoria contínua para automatizar suas atividades.
Para realizar a automatização, deve-se considerar a necessidade de substituir atividades repetitivas, manuais e recorrentes por softwares que agilizem processos, aumentem a produtividade da equipe e melhorem a eficiência das atividades.
Baseados nesses pontos, reunimos os principais tipos de automação e ferramentas implementadas pelas empresas atualmente. Confira para colocar em prática no seu negócio!
Automatização de processos internos
Existem várias maneiras de automatizar processos internos em uma empresa. Adotar o Google Sheets e o Google Docs na rotina de trabalho, por exemplo, são formas de agilizar a gestão dos negócios e aumentar a produtividade. Essas ferramentas permitem compartilhar documentos de planilhas e textos com a equipe, de qualquer lugar e hora.
Automatização de atendimento
Os chatbots para atendimento são ferramentas de automatização que facilitam a comunicação com os usuários que visitam os sites, agilizando o esclarecimento de eventuais dúvidas sobre um produto ou serviço. Os empreendedores que investem nesse canal ajudam a melhorar a experiência do público em relação ao seu negócio.
Automatização do controle de estoque
Automatizar o estoque com um software é vital para as empresas que desejam controlar a entrada e saída de produtos em tempo real e fazer a reposição com mais agilidade. Além disso, a automatização possibilita integrar o sistema de vendas com a emissão de notas, o controle financeiro e contábil. Aqui, os sistemas de gestão ERP podem ajudar seu negócio a se desenvolver mais.
Automatização de produção
As ferramentas digitais ajudam as empresas a otimizar o tempo de produção e o desgaste mental de tarefas manuais, antes feitas por colaboradores. Para empreendedores que desenvolvem conteúdo para a própria rede social ou para clientes, plataformas como Mlabs facilitam o planejamento e agendamento das publicações, com geração de relatórios de marketing.
Automatização de vendas
Os softwares de CRM (Customer Relationship Management ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente) são utilizados para automatizar todo o processo de vendas e atendimento ao cliente. As plataformas de CRM Agendor e Pripedrive podem aumentar sua produtividade e fazer sua empresa crescer mais.
Automatização de marketing
Esses programas impulsionam a captura e nutrição de leads (como são chamados os clientes em potencial dos negócios) por meio de ações automáticas que são programadas pela equipe. Confira algumas ferramentas que podem auxiliar seu negócio: LAHAR, Hubspot e RD Station.
Automatização financeira
Existem softwares específicos para o pagamento digital e os que fazem toda a gestão financeira do negócio, incluindo a parte contábil, de emissão de notas, contas a pagar e receber e controle de fluxo de caixa. Ferramentas como NFe.io ajudam os gestores a ter uma visão ampla de diferentes setores da empresa.
Automatização de plataformas
Já imaginou integrar várias ações das ferramentas que você utiliza no seu negócio? Um exemplo é quando o pagamento é confirmado e o sistema dispara um e-mail para o cliente, adicionando uma nova linha na planilha de acompanhamento interno. A ferramenta Pluga pode auxiliar com essa tarefa.
Automatização personalizada
Sua empresa tem uma necessidade específica de automação? Em vez de terceirizar, você pode criar um programa usando o sistema de inteligência artificial do Google, o Bard. Essa plataforma permite criar a programação do zero ou a partir de uma base de código pré-existente.
SaaS x download
A maioria dos programas funciona no modelo de Software as a Service (SaaS), ou seja, você escolhe um dos planos disponíveis, cria um login e senha de acesso e não precisa baixar e instalar o programa no computador.
Alguns serviços, além da versão para desktop, possuem app para smartphone e tablet, facilitando a atualização do sistema, mesmo quando você está longe da mesa do escritório.
Ainda existem softwares na versão download, mas a mobilidade dos SaaS tornou esse modelo mais popular no mercado.
Complete sua leitura: Como implementar o home office? 6 passos essenciais para empresas.
Como automatizar uma empresa com sucesso?
Dependendo do tamanho e da complexidade das operações, o processo de como automatizar uma empresa pode ser mais ou menos desafiador.
Porém, com uma equipe comprometida em agregar os benefícios da automação, consegue-se alcançar esse objetivo com sucesso.
Confira o passo a passo abaixo:
1. Análise dos processos atuais
O primeiro passo para automatizar uma empresa é analisar os processos aplicados atualmente para que o negócio funcione.
Vendas, Marketing, Produção, Recursos Humanos, Financeiro e outros setores desempenham atividades que, juntas, fazem a empresa caminhar no dia a dia.
Então, para identificar quais processos automatizar, estude separadamente:
- o que é feito atualmente em cada área;
- onde a equipe vê oportunidades de melhoria.
Com essas informações, liste as ferramentas de automação que podem atender cada setor da empresa para a fase de testes.
2. Planejamento da automação
Com a análise do passo 1 concluída, a próxima etapa é fazer o planejamento da automação.
O plano vai orientar a automatização das tarefas, já que nem sempre é viável mecanizar todos os setores de uma só vez.
Você pode começar pelas áreas mais críticas para o negócio, por exemplo, as que têm muitas atividades favoráveis para a automação e precisam de melhorias com mais urgência.
Veja, no vídeo abaixo, os principais desafios para automatizar processos:
3. Criação do cronograma
Este passo pode ser feito com o anterior. Definido por onde começar, faça um cronograma de implementação para guiar o trabalho.
Nesta etapa, confira mais algumas dicas!
- Escolha as ferramentas para teste e defina as semanas em que cada uma estará em operação. Outra opção é dividir a equipe para cada uma testar um programa e, no final, apresentar as impressões sobre a experiência para todos.
- Definida a ferramenta a ser implementada, programe uma segunda fase de teste da versão paga.
- Crie uma planilha de acompanhamento com os indicadores de desempenho que agilizam a análise ao final da fase de teste 2. Por exemplo: facilidade de uso, erros do programa, assertividade das automações, complexidade de configuração e outros.
- Depois do teste final, o uso da ferramenta se consolida como um novo processo e deve ser avaliado com frequência. Com tudo isso em mente, defina essas datas no cronograma.
4. Treinamento da equipe
Quando as lideranças decidem começar o processo de automatizar uma empresa, devem ter em mente que a equipe também precisa estar engajada.
E, mais do que o engajamento, os funcionários precisam entender o propósito da automação de processos. Para isso:
- envolva as equipes nas conversas;
- crie formulários de pesquisa para reunir sugestões;
- faça treinamentos para apresentar as ferramentas que serão testadas e acompanhadas.
Entendendo como o trabalho vai ser reorganizado com a automação, a equipe ainda pode definir como vai direcionar o trabalho para aproveitar o ganho de tempo.
5. Monitoramento e resultados
O processo de automatizar uma empresa pode continuar depois que o primeiro setor estiver funcionando 100% no novo padrão.
Se o passo a passo acima funcionou, repita na próxima área, fazendo os ajustes necessários conforme a realidade do trabalho.
É fundamental manter as planilhas de monitoramento atualizadas com os feedbacks e indicadores preenchidos, de modo que os resultados fiquem fáceis de analisar.
Quer automatizar sua empresa também?
Agora que você já sabe como automatizar uma empresa, pode começar a organizar essa melhoria no seu negócio.
Para integrar a equipe com essa nova fase, padronize a comunicação com o Google Workspace, antigo G Suite.
A equipe da WeColab assessora todo o processo e tira as dúvidas sobre as ferramentas do Google Workspace para sua equipe aproveitá-las ao máximo e ter a melhor experiência.
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