Os gestores que o digam: incentivar a produtividade no trabalho pode ser uma das tarefas mais complexas na rotina corporativa.
Afinal, as mudanças socioculturais vindas da revolução tecnológica impactaram diretamente a forma como os funcionários se sentem motivados.
A boa notícia é que existem estratégias eficazes e atualizadas para estimular a produtividade no trabalho de forma saudável.
Confira, agora, tudo o que você precisa saber sobre o assunto: a importância de incentivar a produtividade, ferramentas e dicas imperdíveis.
O que é produtividade no trabalho?
Produtividade no trabalho refere-se à quantidade de tarefas que um funcionário é capaz de realizar em um determinado tempo, considerando os recursos disponíveis. Trata-se de um conceito muito presente na administração organizacional, uma vez que a produtividade está diretamente ligada ao rendimento e aos lucros da empresa.
Em termos gerais, a motivação dos funcionários é o principal componente da produtividade. Segundo o artigo publicado na Harvard Business Review, existem 4 grandes fatores que podem impactar negativamente a motivação:
- falta de alinhamento entre os valores da empresa e os dos funcionários;
- falta de autoconfiança para realizar as tarefas;
- problemas emocionais;
- falta de bom direcionamento dos líderes, que procuram apenas apontar culpados.
Vale mencionar que, além da alta motivação, existem outros requisitos muito importantes para o rendimento das equipes, como:
- infraestrutura adequada, com bons equipamentos e condições ambientais agradáveis;
- bom relacionamento entre os membros da equipe e os superiores hierárquicos;
- bem-estar físico e mental dos colaboradores;
- atribuição de tarefas pertinentes, sem sobrecarga.
Para gerenciar os inúmeros componentes por trás da produtividade no trabalho, os líderes podem usar ferramentas práticas e estratégicas, como os recursos da plataforma Google Workspace.
Qual a importância da produtividade no trabalho?
Não tem segredo: os altos níveis de produtividade no trabalho geram resultados positivos para todos os envolvidos.
O bom rendimento dos colaboradores impacta positivamente os resultados da empresa, visto que a tendência de cumprimento das metas é maior. Consequentemente, o empreendimento torna-se mais competitivo no mercado, elevando seu potencial de lucro.
Por sua vez, funcionários mais produtivos normalmente possuem maiores níveis de satisfação pessoal e profissional, já que a empresa promove boas condições de qualidade de vida.
Indicadores de produtividade no trabalho
Conhecidos também como KPIs, os índices quantitativos e qualitativos permitem uma avaliação mais realista do cenário corporativo. Afinal, esses indicadores geram dados preciosos a respeito da qualidade do trabalho, bem como de seu potencial de lucro, estratégia e capacidade.
Veja alguns exemplos dos principais indicadores empregados.
Percentuais de cumprimento de metas
Ao avaliar as metas setoriais ou da empresa na totalidade, é possível ter uma boa noção do nível de entrega dos colaboradores.
Se a sua empresa usar softwares de gestão de projetos, vale a pena puxar um relatório com as atividades atrasadas também. Assim, será mais fácil mapear quais tipos de tarefas estão acumuladas e os respectivos motivos.
Número de clientes atendidos em determinado tempo
Quer um exemplo prático e muito fácil de acompanhar? Se sua empresa trabalha com o atendimento ao público, meça quantos clientes foram atendidos em um expediente de trabalho.
Faça o acompanhamento em diversos dias, visando eliminar possíveis interferências externas.
Níveis de turnover
O turnover indica a porcentagem de colaboradores que deixaram a empresa em um período. Se os níveis forem elevadíssimos, pode-se concluir que algo realmente não vai bem no ambiente de trabalho e que a produtividade não caminha em moldes considerados saudáveis.
Taxas de retrabalho
Principalmente em ambientes de produção, é comum a necessidade de fazer correções de erros fabris. Consumindo tempo e dinheiro, os retrabalhos certamente impactam o nível de entrega do setor no fim do mês.
Em casos de altos níveis de retrabalho, identifique as possíveis causas e otimize os processos para garantir a excelência operacional e a elevada produtividade.
Resultados de faturamento
A regra é clara: quanto mais intensa for a produtividade, maiores serão os resultados financeiros. No caso, avaliar o faturamento ao longo do ano é uma estratégia para medir as entregas.
Lembre-se de cruzar as informações de outros KPIs, para evitar conclusões erradas. Por exemplo, a equipe pode ter batido todas as metas de entrega setoriais, porém, o cenário econômico nacional não permitiu grandes faturamentos.
Perceba que os índices podem se referir tanto ao cenário micro, considerando o setor, quanto macro, levando em conta os dados da empresa como um todo.
Como aumentar a produtividade no trabalho?
Agora que você já sabe a importância da produtividade e como mapeá-la corretamente, é hora de conhecer as principais abordagens para melhorar o rendimento da empresa.
Confira!
Organize sua rotina
A organização é essencial para a produtividade no trabalho. Afinal, a bagunça é capaz de gerar cansaço mental, além de ser um agente impeditivo quando o colaborador precisa atuar rapidamente em determinadas situações.
O princípio da organização se estende para o ambiente digital, com a arrumação de arquivos que são armazenados na nuvem ou computador.
Utilizar o Google Agenda é uma ótima forma de organizar seus compromissos e tarefas, acionando alarmes e lembretes para nada ser deixado para trás.
Saiba priorizar tarefas
Saber priorizar as tarefas é essencial para uma boa produtividade. Para isso, existe uma metodologia chamada de Matriz de Eisenhower, que foi desenvolvida para gerenciar o tempo.
A metodologia sugere classificar as tarefas em quatro tipos e decidir o que fazer com elas:
- importante e urgente: fazer imediatamente;
- importante e não urgente: decidir quando fazer;
- não importante e urgente: delegar para outra pessoa;
- não importante e não urgente: fazer mais tarde ou não fazer.
Dessa forma, fica muito mais fácil entender e visualizar quais as tarefas mais urgentes e, assim, organizar sua rotina.
Inclusive, para classificar as prioridades setoriais, vale a pena usar o Google Planilhas. Com isso, todos os colaboradores e líderes podem editar simultaneamente e auxiliar a manutenção de uma lista de atividades atualizada.
Automatize ações manuais
A tecnologia é uma aliada quando falamos de produtividade e otimização de rotina. Ela permite organizar informações e automatizar atividades.
Uma ferramenta de e-mail marketing, por exemplo, reduz tempo com o disparo de fluxos de e-mails.
Usando o Google Workspace, a equipe de trabalho pode integrar diversos aplicativos e softwares de automatização específicos para a rotina profissional.
Utilize a comunicação assíncrona
Ferramentas como WhatsApp e Discord, por exemplo, são excelentes para agilizar a comunicação, mas podem interromper a atenção durante o trabalho.
Por isso, não hesite em usar ferramentas de comunicação assíncrona, como o e-mail ou o Trello. Esses recursos permitem a interação apenas quando o colaborador estiver, de fato, disponível.
Evite a alternância de tarefas
Ser multitarefas significa alternar atividades, o que pode prejudicar consideravelmente a concentração e qualidade das entregas. Logo, as tendências mundiais de gestão corporativa ressaltam a importância de se executar “uma tarefa por vez”.
Aliás, estudos mostram que a alternância de atividades pode custar até 40% do tempo produtivo, já que a pessoa tende a realizar apenas uma ação cognitiva de forma 100% concentrada por vez.
Use o Google Agenda para auxiliá-lo a organizar as tarefas do dia de maneira mais realista e produtiva.
Como podemos observar, a produtividade no trabalho está ligada diretamente às ferramentas digitais da empresa. Continue lendo para saber mais sobre como usar a tecnologia a seu favor!
Ferramentas para aumentar a produtividade da sua empresa
Para escolher os melhores recursos digitais, é preciso compreender exatamente quais são as necessidades de seus colaboradores.
Por exemplo, no estudo divulgado pela Statista, identificou-se que certas tecnologias são muito benéficas para o ambiente de trabalho:
- reconhecimento automático dos usuários (57%);
- compartilhamento de tela (57%);
- assistente virtual para facilitar a navegação (55%);
- comandos de voz para acionar assistente virtual (47%).
E é aí que o Google Workspace torna-se o melhor aliado das empresas. Ao oferecer um amplo leque de funcionalidades personalizáveis, a plataforma disponibiliza as melhores tecnologias para aumentar a produtividade na empresa.
Como funciona o Google Workspace?
O Google Workspace, como falamos, é uma plataforma que reúne diversas ferramentas que impulsionam a produtividade de forma prática, colaborativa e integrada.
A plataforma funciona por meio do Cloud Computing, isto é, via nuvem, podendo ser acessada de qualquer lugar e a qualquer hora, por meio de um login de acesso.
Veja algumas das vantagens do Workspace:
- criação de e-mails personalizados e comerciais;
- disponibilização de pastas compartilháveis entre os colaboradores;
- uso de recursos editáveis e funções de colaboração simultânea;
- organização de agendas individuais que podem ser compartilhadas;
- transmissão de videoconferências com possibilidade de gravação;
- altíssimos níveis de cibersegurança e proteção de dados;
- controles administrativos avançados.
Planos do Google Workspace
Há diferentes tipos de assinaturas do Google Workspace, com soluções tecnológicas e preços para todos os portes empresariais.
Confira, agora, as características de cada modalidade!
Business Starter
O plano básico do Google Workspace oferece um catálogo variado de recursos focados em pequenas e médias empresas.
Veja algumas das ferramentas disponíveis:
- e-mails personalizados;
- videochamadas de até 100 convidados com até 24 horas de duração;
- Drive de 30GB por usuário, com possibilidade de expansão;
- ferramentas de segurança avançadas que bloqueiam 99,9% dos ciberataques;
- Smart Fill, Smart Cleanup e Answers;
- recursos de Inteligência Artificial (IA);
- interconexão com o pacote Office, garantindo versatilidade de arquivos para o banco de informações da empresa;
- criação e páginas com o Google Sites.
Confira os valores de investimento:
- pela plataforma Google: R$ 33,60 (usuário/mês);
- com a WeColab: R$ 31,60 (usuário/mês).
Business Standard
O Business Standard é um plano focado em empresas de tamanho intermediário. Seu catálogo contém ferramentas adicionais ao que vem no Starter, bem como o upgrade de diversos recursos.
Confira alguns dos diferenciais do plano:
- videochamadas de até 150 participantes, com gravação e cancelamento de ruído nos áudios;
- adição de recursos específicos nas reuniões, como o botão de “levantar a mão” ;
- ferramentas para criação de enquetes nas videoconferências, tornando mais dinâmica a interação com os participantes;
- drive com 2 TB por usuário, com possibilidade de expansão;
- controles de segurança e suporte aprimorado do Google.
Confira os valores de investimento:
- pela plataforma Google: R$ 84,00 (usuário/mês);
- com a WeColab: R$ 78,90 (usuário/mês).
Business Plus
O plano Business Plus possui portfólio de ferramentas completo e é indicado para empresas de maior porte ou empreendimentos que demandam funcionalidades extremamente específicas.
Algumas das vantagens do pacote são:
- ferramenta Google Vault para segurança, auditoria e descoberta eletrônica de dados;
- e-discovery e retenção;
- videochamadas que comportam até 500 convidados, com gravação, controle de ruídos e gerenciamento de participação;
- Drive com 5TB por usuário, com possibilidade de expansão;
- suporte padrão avançado do Google, principalmente para questões técnicas e de segurança.
Confira os valores de investimento:
- pela plataforma Google: R$ 126,00 (usuário/mês);
- com a WeColab: R$ 119,50 (usuário/mês).
Enterprise
O plano mais avançado do Google Workspace é o Enterprise. Trata-se de uma modalidade extremamente avançada, que propicia recursos ainda mais robustos.
Veja alguns dos grandes diferenciais:
- e-mail comercial personalizado, com e-discovery, retenção e criptografia S/MIME;
- videochamadas com até 1000 convidados, com gravação, transmissão ao vivo no domínio, controles de participação e cancelamento de ruído;
- acesso a recursos de proteção de ponta, como as ferramentas de investigação de segurança;
- suporte aprimorado do Google.
Para conferir os valores do plano Enterprise, entre em contato com a equipe WeColab, pois, nesse caso, o orçamento é feito sob medida, conforme as funcionalidades.
Dica: se você estiver em dúvidas de qual plano contratar, basta acionar a versão gratuita por 14 dias.
Além disso, você pode contar com a expertise da WeColab para traçar a melhor estratégia digital para sua empresa.
Assine o Google WorkSpace com a WeColab
Com a WeColab, é assim: você garante o melhor atendimento e, ainda, obtém descontos mensais nos planos do Google Workspace.
Não temos planos de fidelização, então, sua empresa pode cancelar a assinatura a qualquer momento ou mesmo adicionar e ampliar conforme as necessidades específicas.
Aqui, você encontra inúmeras facilidades para o pagamento, como a emissão de boletos e o envio de nota fiscal de serviço eletrônica para sua organização tributária.
Agora que você sabe tudo sobre as vantagens do Google Workspace com a WeColab, não perca mais tempo e implemente as ferramentas digitais que impulsionam o crescimento da sua empresa.
Não perca mais tempo: venha para a WeColab e garanta o plano ideal do Google Workspace para o seu negócio.
